一般來說,需要編碼的項目有以下幾類:
1.需要控管料件的庫存數量或庫存成本者。
2.要在系統執行請購、採購、驗收以及報價、訂單銷售流程者。
3.要建立產品結構資料(Bill of Materials, BOM)者。
編碼時要遵守的原則有下列幾項:
1.唯一性:應以一物一編碼為原則,切忌出現編碼相同或重覆編碼。
2.分類性:應將物料依種類分門別類,給予不同的類別代碼,以方便查找、管理。
3.擴展性:編碼時應考慮未來的發展性,預留足夠的位數以備擴充。
4.簡易性:簡短易記的編碼能加快作業的速度。
編碼時請儘量避免:
1.避免納入變動屬性:容易變動的屬性請勿納入編碼內,例如採購人員代碼、客戶代碼等。
2.避免採用有意義的編碼:若物料數目較少,使用有意義的編碼可幫助記憶,但當物料數目眾多時,有意義的編碼反而容易 影響編碼的分類性、擴展性,宜斟酌採用。
3.避免使用英文字編碼:儘量以數字作為編碼,好處在於可避免1/l、0/o之間容易混淆。
4.避免英數過度混用:若要使用英文字母,則儘量安排於較前的位置,避免英數混用,可增加輸入人員作業的速度。
5.避免使用特殊符號:「,」「.」「@」等符號應避免使用。
6.避免同一分類編碼長度不一:長度一致可使作業人員容易發現異常,所以同一類編碼可以補0的方式達成長度一致。